Vous avez dit : Urgent ?  ...  Important ?  ...  Prioritaire ?

 

Gérer son temps est certainement la tâche la plus importante du manager.

Face à cette guerre « contre la montre », Eisenhower avait un secret : sa matrice de priorité.

De façon naturelle, nous avons l’habitude de traiter les tâches par ordre d'urgence … ou du en fonction de ce que nous définissons comme étant urgent. Parfois, dans le « feu de l’action », tout finis par devenir urgent … mais dès lors quand traitons-nous ce qui est important ? Comment savoir ce qui est prioritaire ?

Avant d’aller plus loin, distinguons ces deux notions différentes : l'urgence et l'importance.

 

Qu'est-ce que l'importance ?

Un événement ou un dossier doit être considéré lorsqu’il se rattache aux fonctions et aux responsabilités majeures de votre poste au sein de l’entreprise.

La difficulté est que nous considérons souvent comme important tout événement ou tout dossier qui produit un résultat gratifiant (au sens large du terme) ; mais … est-ce important pour vous personnellement (carrière, visibilité, amour-propre, …) ou pour l'entreprise ?

Qu'est-ce que l'urgence ?

Un événement ou un dossier doit être considéré comme urgent si le fait de ne pas le traiter dans les plus brefs délais va entraîner - très probablement - des conséquences nuisibles, irréversibles, irrémédiables avec (parfois) l’impossibilité ultérieure de traiter à nouveau l'événement ou de le récupérer d'une manière ou d'une autre.

Mais souvent, cette perception de l'urgence est différente car nos critères de perceptions sont généralement:

  • La visibilité de l’événement ou du dossier

  • L’influence de la hiérarchie

  • La pression extérieure (client, fournisseur, administration, …)

  • Les avantages liés aux objectifs lorsqu’ils sont atteints (bonus, promotion, …)

  • La limite dans le temps

  • Etc. …

La matrice des priorités selon Eisenhower

Priorité 1 : Les problèmes (Urgent & Important) : Cela ne peut souffrir d’aucun délai, il faut agir immédiatement. On regroupera dans cette case les activités destinées à résoudre les problèmes (disfonctionnements ou crises accidentelles).

Priorité 2 : La préparation de l’avenir (Important & Non urgent) : il s'agit de préparer le futur : réflexion stratégique, organisation, prévention, formation, planification, budget, etc.

Priorité 3 : Les déviations chronophages (Urgent & non important) : On trouve ici toutes les perturbations bien connues : visiteurs imprévus, appels téléphoniques extérieurs, réponses à des courriers officiels, etc. …

Priorité 4 : les distractions (Non Urgent & Non important) : Cette case n'est jamais vide : courrier, quelques communications téléphoniques à donner, faire du classement, lectures non professionnelles, etc. ... Ce ne sont pas des activités à proscrire mais elles consomment beaucoup de temps.

Comment fixer vos priorités et « limiter » la pression …

Affichez votre planning à un endroit visible de tous. Ceci permettra à chacun de se rendre compte des délais et des différents dossiers auxquels vous devez faire face. Ils s'apercevront aussi que leur dossier se situe dans l'ensemble structuré.

Renseignez-vous sur les spécificités de chaque demande. Pourquoi ce délai et y a t il une marge de manœuvre raisonnable ? Cette demande doit-elle servir de « matière première » à d’autres demandes ou est-ce un « produit finis » ? Tous les éléments nécessaires sont-il déjà disponible ou doit-on attendre encore certaines données ? Les ressources (humaines, technologique & financières) sont-elles disponibles pour répondre à la demande ? 

Fixez des délais raisonnables de commun accord, à partir du moment où vous respectez le planning convenu, personne ne peut vous reprocher quelque chose ou vous mettre sous pression. En cas de difficultés, négociez un échéancier; par exemple proposez un report généraliste sous quinzaine et le rapport définitif durant la quinzaine suivante. Soyez diplomate, mettez en avant que puisque le dossier est important, il doit être traité en prenant le temps nécessaire … (Rome ne s’est pas construite en un jour …)

Calmez les impatients en les informant régulièrement de l’évolution du dossier et du respect des échéances fixées. Si nécessaire, organisez des réunions hebdomadaires, mais surtout, évitez de tomber dans la « réunionnite »

Soyez pro-actif : n’attendez pas le dernier moment pour informer le demandeur d’éventuels problèmes rencontrés (ressources, collecte d’information, autres priorités reçues, …) Si nécessaire organisez une réunion globale pour redéfinir les priorités, recadrer le dossier ou les échéances, … Dans tous les cas, proposez des solutions raisonnables, cela fera gagner du temps

N’adaptez pas votre planning ou vos priorités en fonction de celui qui crie le plus fort. Si vous tombez dans ce piège, cette faiblesse sera vite connue et vous risquez de voir des « hurleurs » débarquer dans votre bureau à tout moment … De même évitez tout favoritisme …

Restez réalistes et partager votre réalisme avec vos interlocuteurs : la demande est parfois irréalisable dans le contexte donné : plus de ressources ne permettent pas forcément d’aboutir à un résultat (ce n’est pas parce que trois femmes sont enceintes qu’elles accoucheront en trois mois …)

 

Quelques liens utiles :

L'organisation de réunions