L'organisation de Réunions

 

La qualité d'une réunion dépend principalement de la qualité de sa préparation.

Ne faites pas l'impasse sur ce point, car au moment de la réunion, vous perdrez du temps et vous en ferez perdre aussi aux participants. 

Que cette réunion soit organisée pour vos collaborateurs, pour vos collègues, ou pour un client, une bonne préparation leur montrera votre professionnalisme

 

Qu’est-ce qui justifie l’organisation d’une réunion ?

Avant d'assister à une réunion – et plus encore avant d'en organiser une – il est nécessaire de définir son objectif : connaître l'objectif de la réunion garantit son efficacité !

Voici les cinq raisons traditionnelles justifiant l’organisation d’une réunion :

1. Communiquer : On invite les participants pour les mettre au courant d'une information. On doit aussi leur dire ce qu'on attend qu'ils fassent de cette information.

2. Obtenir de l'information : On veut obtenir des participants leur « input » sur un sujet. On utilise la discussion en groupe pour équilibrer les points de vue et se faire une image la plus complète possible sur le sujet. Il est important d'expliquer pourquoi on a besoin de l'information et ce qu'on va en faire.

3. Développer des idées : Brainstorming ou analyse approfondie d'un problème, recherche d'alternatives, on multiplie les points de vue pour élargir les pistes de réflexion.

4. Prendre une décision : On présente une situation, une opportunité, un problème impliquant plusieurs choix ou plusieurs solutions possibles. La réunion a pour objectif – clairement exprimé dès le départ – est de sortir de cette réunion avec une décision, un consensus et l’engagement de chaque participant par rapport à la décision retenue.

5. Rassembler les personnes : Certaines réunions pourraient être remplacées par un E-mail ou un coup de fil, mais ont le mérite d'introduire un contact humain, de faire se rencontrer les participants et de faciliter ainsi leurs relations ultérieures. Elles peuvent se dérouler dans un lieu moins formel ou s'accompagner d'un repas.

Quand une réunion est-elle nécessaire ?

Une réunion devient nécessaire à partir du moment où elle constitue le meilleur moyen d'arriver à la meilleure décision.

Elle est nécessaire si …:

  • Plusieurs personnes se partagent l’information;

  • Plusieurs personnes sont compétentes dans les domaines relatifs au sujet de la réunion ;

  • Plusieurs personnes doivent homogénéiser leurs points de vue;

  • La décision prise par une personne seule risque fortement d'être contestée.

Cela implique que l’organisateur:

  • Ait la capacité d'exprimer clairement le sujet dont on va débattre;

  • Réunisse les personnes compétentes dans les domaines concernés;

  • Invite les opposants potentiels aux décisions qui seraient prises sans eux;

  • Soit ouvert et prêt à accepter les idées des autres participants même si elles ne sont pas dans sa ligne de pensée.  

Enfin, posez-vous la question de son coût : Budget = coût de fonctionnement moyen par poste x le nombre de participants x le temps de la réunion.

Si le coût est trop élevé par rapport aux objectifs à atteindre, demandez-vous s'il n'existe pas d'autres moyens, plus simples...

Combien de participants ?

Cela dépend du type de réunion (voir ci-dessus)

Pour une réunion de décision, le nombre doit être limité aux décideurs finaux, car le but n’est plus de discuter sur les avantages/inconvénients des solutions, l’heure est au choix ! Le nombre de participants doit être donc limité au minimum strictement nécessaire.

Pour qu’une réunion de collecte d’information ou de brainstorming, un compromis doit être trouvé afin qu’il y ait suffisamment de participants pour obtenir toutes les informations nécessaires mais qu’il n’y en ait pas trop et que la réunion tourne à la cacophonie.

ü     En dessous de 5 ou 6 personnes, l'efficacité est généralement faible car, la quantité d'informations devient insuffisante.

ü     Entre 6 à 10 personnes, on se trouve dans la zone optimale;

ü    Au-delà de 10 personnes, l'efficacité diminue car la difficulté pour conduite le groupe double chaque fois que l'on ajoute une personne ; de ce fait, l'efficacité de la réunion décroît exponentiellement

Pour les réunions de communication ou les rassemblements, il n’y a pas de limites hormis la qualité du lieu de réunion (espace, agencement, …) et la sécurité de tous …

Le déroulement de la réunion

Quelles que soient les raisons, la « réunionnite » doit être évitée autant que faire se peut … car au prix moyen de l'heure des participants, une réunion coûte cher et constitue trop souvent un luxe inutile …

Avant de démarrer, soyez bien préparé :

  • Définissez clairement l'objectif de la réunion

  • Fixer un agenda (par exemple : introduction, la première partie, pause café, la deuxième partie, la conclusion et le mot de la fin).

  • Rédiger un document et éventuellement un questionnaire de préparation: Le document de préparation présentera sur une seule page les faits et les éléments tangibles, les enjeux, le contexte et les informations essentielles liés au sujet de la réunion.
    Le questionnaire de préparation, quant à lui, posera sur une page les quatre à cinq questions clés qui permettront aux participants de se préparer à la réunion.

  • Fixez la date et l'heure, ainsi que la durée en fonction des disponibilités des participants. S'il s'agit d'une réunion entre salariés d'une même entreprise, nous vous conseillons d'utiliser la messagerie électronique de votre société, si elle existe.
    L'heure à laquelle vous organisez votre réunion peut être déterminante pour sa qualité. Choisissez de préférence le matin entre 9h et 12h ou l'après-midi entre 14h30 et 16h30. Enfin, si les agendas des participants sont chargés, laissez leurs du temps pour arriver à votre réunion, si non, vous risquez de les voir arriver en retard …

  • Choisissez une salle est confortablement agencée (n’oubliez pas les boisons pour la « pause-café » ou les sandwiches pour les « lunch meeting ») et dont les installations sont adaptées au nombre de participants.

  • Les invitations doivent reprendre la date, le lieu précis, l'heure de début et l'heure de fin de la réunion, mais aussi : les objectifs, la liste de participants et une incitation à préparer la réunion.

  • Préparez les supports visuels nécessaires (flip chart, diagramme, tableau blanc, slides).

  • Recopiez l'agenda de la réunion au tableau.

  • Si ce vous n’êtes pas chargé des minutes de réunion, choisissez une personne qui connaisse suffisamment le sujet de la réunion pour prendre de bonnes notes

  • Préparez à l'avance un cahier où vous inscrirez la liste des invités (pour noter les présences) et les points à l'agenda (numérotés, afin structurer vos notes)

  • Emmenez les minutes de la réunion précédente afin de les approuver et afin de faire  le suivi des actions qui y étaient définies.

  • Assurez-vous que vous savez « qui est qui » avant de commencer, afin de ne pas vous tromper en notant « qui a dit quoi ». Si nécessaire, indiquez le nom des participants sur des cartons à poser en face d’eux.

  • Eventuellement, déléguez l'animation de la séance : certaines réunions peuvent nécessiter un meneur qui maîtrise au mieux les techniques d'animation et qui permettra au groupe d’atteindre avec succès les objectifs définis préalablement

Pendant la réunion

  • Accueillez les participants et demandez à chaque participant de se présenter

  • Respectez l’horaire communiqué (début, pauses éventuelles, fin)

  • Respectez l'agenda

  • Encouragez la discussion et la participation de chacun

  • Redirigez le débat quand il dévie ou lorsque le sujet s'épuise (évitez les silences)

  • Prenez les minutes de la réunion

  • Résumez les éléments principaux en fin de réunion

  • Désignez les actions à entreprendre, les personnes en charges et les délais

  • Fixez le contenu, la date et l'heure de la réunion suivante

Après la réunion soyez rapide

  • Mettez vos notes au net le plus rapidement possible après la réunion, tant que c'est frais dans votre esprit. Idéalement, prenez l'habitude de bloquer une heure dans votre agenda après chaque réunion

  • Envoyez les minutes aux participants en mentionnant un délai maximum pour les commentaires et remarques

  • Rédigez les minutes définitives et distribuez les rapidement.

  • Faites un suivi des actions décidées et des responsabilités déléguées

  • Envoyez à temps les invitations pour la réunion suivante

En tant que participant-invité

  • Prenez le temps de vous préparer et vérifiez que vous avez toutes les informations utiles et documents nécessaires avant de vous rendre à la réunion

  • Arrêtez vos activités, suffisamment avant l’heure fixée pour le début de la réunion afin de pouvoir vous y rendre à temps et sans stress

  • Arrivez à l’heure, voire même en avance afin de faire connaissance avec les participants, l’organisateur, …

  • N'assistez qu'aux réunions où votre présence est indispensable, c'est-à-dire où vous apportez une réelle valeur ajoutée et dont l'issue est importante pour l'évolution de votre mission.

  • De même, n'hésitez pas à quitter une réunion dans laquelle votre présence n'est plus utile, sachant que votre temps sera plus rentable ailleurs. Quittez néanmoins la séance moyennant le préambule requis afin de ne froisser personne.

  • Prévoyez toujours un dépassement de l’horaire initialement prévu

  • Si vous enchaînez les réunions, prévoyez suffisamment de temps entre celles-ci afin de vous préparer, de vous y rendre et de « faire le vide »

Les « minutes » de réunion

Les « minutes de réunion » sont un résumé des faits, destiné à permettre aux personnes n'ayant pas assisté à la réunion d'en prendre connaissance et aux participants de disposer d'un aide mémoire de la réunion et des actions éventuelles à entreprendre.  

Le texte reprend - le plus fidèlement et objectivement possible - les points saillants de la réunion :

  • l’approbation des minutes précédentes

  • dans l’ordre logique des points de l’agenda:

  • un résumé du point,

  • les opinions des personnes présentes et leurs positions respectives,

  • les décisions prisent

  • les points d’actions (Quoi, qui, quand, …)

  • les questions restées ouvertes

  • éventuellement:

  • l'atmosphère dans laquelle s’est déroulée la réunion

  • les problèmes survenus lors de son déroulement

  • l'avis personnel de l'auteur (qui n'est pas obligatoirement neutre)

Pour être complet, les mentions suivantes devront aussi être reprises :

  • l’auteur: prénom et nom, fonction, service auquel il appartient, téléphone;

  • les destinataires: M., Mme ou Mlle, MM. ou Mmes en abrégé nom, fonction, ...

  • la date de rédaction et éventuellement de la dernière mise à jour,

  • les références,

  • la date, l'heure et le lieu de l'événement,

  • la liste des participants et leur qualité (présents ou excusés),

  • un rappel de l'ordre du jour

Enfin, il faudra trouver un titre résumant la raison d'être de l'événement et sa conclusion. Par exemple de titre: « minutes de la réunion du comité de direction du 22 octobre 2004 ayant approuvé le budget Marketing 2005 »

Terminons par un peu d’humour       

Traduction libre d’un article de Fathli Tlatli (Time Management - Jan 2001)

 

Vous l'aurez sans doute compris, les réunions efficaces ne sont pas légion et nous sommes souvent confrontés à un véritable zoo de réunions:

ü        La réunion sauterelle. Une réunion qui saute tout le temps. De même, une réunion insuffisamment préparée, mal animée, du genre « amateur » où les participants sautent sans cesse du coq à l'âne, sans aboutir à beaucoup de résultats concrets.

ü       La  réunion caniche. Il s'agit d'une réunion de type « country club » où les participants se rencontrent plus dans un esprit purement convivial que dans un esprit d'efficacité. Evidemment, I’efficacité n'exclut pas la convivialité, mais dans certaines limites.

ü     La  réunion perruche. Si vous tendez l'oreille vers une cage de perruches, vous êtes assourdi. Dans la réunion perruche où la cacophonie règne, chacun veut s'exprimer sans réelle volonté d'écouter les autres.

ü        La  réunion milles pattes. Il s'agit d'une réunion type « tour de Babel » au cours de laquelle les participants ne se comprennent pas pour des raisons de langue, de forme, d'approche...

ü     La  réunion marmotte. Qui dort beaucoup. C'est le cas des participants à certaines réunions « somnifères », où le sujet ne mobilise pas les gens, n'est pas de leur compétence...

ü         La  réunion taupe. Vous avez déjà dû vous demander ce que vous faisiez dans certaines réunions où vous ne compreniez pas la raison de votre présence. Ou pire, dans le brouillard des mots, vous ne saviez plus quel était l'objectif réel de la réunion et vous y étiez aveugle comme une taupe.

ü       La réunion mouton. Qui a ses habitudes et qui suit le troupeau.

ü        La  réunion paon. Il existe des réunions qui sont organisées pour le show. Soit que, pour certains, le statut s'affirme par le pouvoir d'organiser des réunions soit qu'ils ressentent le besoin de jeter de la poudre aux yeux des autres...