Les niveaux de délégations  

 

L'objectif est la délégation est de sélectionner les personnes adéquates afin d'utiliser au mieux les capacités de chacun. 

On pourra ainsi déléguer:

Vers le bas : C'est le cas le plus fréquent, même si cela n'est pas toujours évident ... Pour plus de détail: Savoir raisonnablement déléguer 

Vers le haut :   Oui, ... C'est possible … mais sous certaines conditions. Il faut que le supérieur accepte de mouiller sa chemise et que la relation avec lui soit aisée. Il faut également que le problème soit de courte durée, clairement défini et circonscrit et qu’une délégation « vers le bas » ne soit pas envisageable. (par exemple, la clôture comptable annuelle, la déclaration fiscale annuelle).

Latéralement : On pourra ainsi négocier une certaine réciprocité avec des collègues, en fonction des compétences préférences et points forts de chacun. Par exemple, un responsable de production pourrait demander au responsable financier de lui fournir une analyse comparative entre l’achat, la location ou le leasing d’une machine-outil.

Hors hiérarchie : Prenons le cas où plusieurs managers se « partagent » une secrétaire. Dans ce cas c'est le pouvoir de motivation et le potentiel de persuasion de chaque intervenant qui permettra d'obtenir un traitement préférentiel. A moins que se soit le pouvoir de la hiérarchie …

Externes : Dans ce cas, il peut s'agir d'une délégation au travers de consultants, de  collaborateurs externes (fiduciaire, transport express, …) voire même un recours à la sous-traitance. Dans ce cas, l'accord devrait être écrit, contractuel et ferme.

Les niveaux de responsabilisation

On peut distinguer 8 types de responsabilisation selon le niveau de délégation que vous assignez à votre collaborateur.

Les voici par ordre croissant :

1) Analysez le dossier et faites-moi une synthèse. Je déciderai de la solution

  • Il s’agit d’un rapport sur un dossier dont la complexité, le niveau de détail ou l’historique demande une simplification aux éléments importants. C’est un rapport de type « juge d’instruction » : s’en tenir aux faits.

  • N'oubliez pas d’informer votre collaborateur de votre décision ; il ne faut pas le démotiver.

2) Analysez le dossier et préparez les solutions possibles, avec un tableau comparatif des avantages et inconvénients. Je choisirai la meilleure solution.

  • Il s’agit d’une analyse plus « experte » où le collaborateur pourra mettre en avant ses connaissances, son savoir-faire, son expérience et sa créativité …

  • Faites lui part de vos commentaires sur ses appréciations. Cela peut ne peut qu’améliorer les « meilleures pratiques » des deux intervenants.

  • Surtout, informez votre collaborateur de votre décision et expliquez-lui pourquoi vous avez retenu telle solution plutôt que telle autre

3) Proposez-moi une solution, nous déciderons ensemble.

  • Ce niveau de délégation demande avant tout de respectez le travail fait par votre collaborateur.

  • Discutez ensemble de l’approche (y compris le choix de la méthode)

  • Recherchez un consensus au niveau de la solution

4) Dites-moi ce que vous allez faire, mais attendez mon feu vert.

  • La confiance dans les capacités du collaborateur est bien établie

  • N’oubliez de donner votre accord en temps & heure

  • En cas de désaccord, reformulez votre requête ou revenez à un niveau moins « indépendant »

Dites-moi ce que vous allez faire et faites-le si je n'interviens pas.

  • C’est une variante du niveau ci-dessus

  • En cas de désaccord, ne réagissez pas trop tard !

  • Ne critiquez pas la suite des évènements si cela ne se passe pas comme prévu.

  • Respectez votre « non-interventionnisme »

8) Faites-le, mais prévenez-moi en cas de difficulté ou de problèmes.

  • Le collaborateur a une capacité de décision et d’action.

  • Faites un suivi informel (si votre collaborateur ne dit rien, cela ne signifie pas qu’il n’y a pas de problème …)

  • Agissez s'il ne vous informe pas - ou trop tard - d'un problème

7) Faites-le et rapportez-moi ce que vous avez fait et comment cela s’est déroulé.

  • A partir d’ici, le collaborateur agit seul assume la responsabilité de ses actes

  • Veillez à ne pas créer de situation conflictuelle de responsabilité vis-à-vis de vos collaborateurs ayant un même niveau où envers vos collègues d’autres services (la liberté d’action n’est pas toujours appréciée à sa juste valeur) 

  • Relancez votre collaborateur s'il ne vous informe pas

  • Respectez sa décision et son droit à l'erreur

8) Faites-le, je vous fais une confiance et il n’est pas utile de me tenir informé.

  • C’est le niveau ultime de responsabilisation

  • Respectez votre parole et n’intervenez pas !

  • En cas de demande d'aide et limitez-vous à un rôle de conseiller, à la communication de méthodes, …N’agissez pas à sa place.

  • N’oubliez pas de féliciter votre collaborateur.