Délais de conservation des documents

 

Différentes législations obligent les entreprises et les autres acteurs économiques à conserver des documents pouvant faire preuve envers des tiers et/ou pouvant servir de justificatifs pour la détermination des bases taxables et/ou faire valoir une déductibilité fiscale.

Les tableaux récapitulatifs ci-dessous sont basés sur les textes législatifs suivants :

Conservation des Documents Comptables

Type de documents Délais de conservation Début du délai de conservation
Livres comptables originaux : livre journal, livre centralisateur & livre d’inventaire. 10 ans A partir du 1er janvier de l’année qui suit la clôture
Pièces justificatives (originaux ou copies): documents servant de base à toute comptabilisation pouvant servir de preuve à l’égard de tiers. 10 ans A partir du 1er janvier de l’année qui suit la clôture
Documents qui ne sont pas appelés à  faire preuve à l’égard de tiers : il s’agit de pièces qui ne traduisent pas l’existence de relations directes avec des tiers. 3 ans A partir du 1er janvier de l’année qui suit la clôture

Conservation des Documents Fiscaux

Type de documents Délais de conservation Début du délai de conservation
En matière d’impôts sur les revenus : tous les livres et documents nécessaires à la détermination du revenu imposable; tel que les documents justifiant la comptabilité, les documents relatifs au revenu  cadastral, les documents établis à des fins professionnelles (documents de salaires, de sécurité sociale, contrats, bons de commande et de livraison, pièces justificatives de toute nature.) 5 exercices fiscaux A partir de la période imposable (exercice fiscal) à laquelle se rapportent les documents

En matière de T.V.A. : le livre des entrées, le livre des sorties, le journal des recettes, le registre des restitutions, le registre des travaux à façon, le livre des factures et le registre des garagistes.

 

7 ans A partir du 1er janvier qui suit la date de clôture.

Note: le délai était de 10 ans jusqu'au 27/12/2005)

Documents originaux dont la rédaction ou la délivrance est prescrite par la législation TVA :  Factures, documents de transport, comptes et accusés de réception, les documents d’importation et d’exportation,... 7 ans A partir du 1er janvier qui suit la date de clôture.

Note: le délai était de 10 ans jusqu'au 27/12/2005)

Factures ou documents originaux en tenant lieu relatifs aux acquisitions intracommunautaires de biens ou aux achats effectués à l’étranger. 10 ans A partir du 1er janvier qui suit  la date de rédaction ou de délivrance.
Originaux des extraits de comptes des institutions financières, les décomptes fiscaux et quittances, le devis, l’inventaire, les factures détaillées et les bons de livraisons auxquels la facture fait référence. 10 ans

 

A partir du 1er janvier qui suit  la date de rédaction ou de délivrance.

Conservation des Documents Sociaux

Type de documents Délais de conservation Début du délai de conservation
Le registre du personnel et les registres spéciaux du personnel 5 ans A partir du jour de la dernière inscription dans le registre
Les contrats d’occupation étudiants 5 ans A partir du jour qui suit la fin de l’exécution du contrat.
Compte individuel 5 ans A partir du jour qui suit la fin de l’exécution du contrat.
Les trois fiches de vaccination les plus récentes et les fiches d’examens médicaux Jusqu'au dernier jour du contrat. Dès l'établissement de la fiche
Exemplaire du cadre comptable de chaque déclaration trimestrielle à l’ONSS 3 ans A partir de la date limite d’envoi de la déclaration
Dossier médical 15 ans A partir du jour qui suit la fin de l’exécution du contrat.
Pièces justificatives pour les journées d’absences (vacances annuelles, petit chômage, congé-éducation, promotion sociale). 3 ans A partir du 1er janvier de l’année qui suit celle au cours de laquelle les absences ont eu lieu.
Fiches d’accident 3 ans A partir du jour où la « victime » a cessé de travailler dans l’entreprise.

Conservation des Documents en matière de droit des Sociétés

Type de documents Délais de conservation Début du délai de conservation
Archives des sociétés et documents de société prescrits par la législation sur les sociétés, par ex. les procès verbaux des assemblées ordinaires et extraordinaires, les rapports des administrateurs et commissaires, les listes de présences des réunions, le registre des associés. 5 ans A partir de la date de publication de la décision de liquidation.

L'acte de liquidation doit mentionner le lieu de conservation des documents

Conservation des Documents en cas de Faillite

Type de documents Délais de conservation Début du délai de conservation
Dans le cas où le curateur est en mesure de restituer les archives au failli ou à  l'un des dirigeants de la société faillie : Tous les documents sans distinction. 6 mois A partir du jour qui suit la clôture de la faillite.
Dans le cas où le curateur n'est pas en mesure de restituer les archives au failli ou à  l'un des dirigeants de la société faillie : Tous les documents sans distinction. 10 ans A partir l'ouverture de la faillite

 

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