Choisir un logiciel de Gestion

 

« Demain, j'informatise la gestion de mon entreprise ! »

Sage décision … mais comment procéder pour réussir au mieux cette informatisation ?

Voici via quelques conseils, les grands axes de la réussite :

 

Le cahier des charges :

Avant de définir les orientations de toute nouvelle informatique, il est indispensable d'établir un cahier des charges qui devra décrire le mieux possible et avec le plus de précision les besoins informatiques – présents et si possible futurs – de l'entreprise.

Pour réaliser cette analyse de besoins, il est nécessaire de connaître parfaitement le fonctionnement de l’entreprise. La première étape consistera donc à recueillir les informations les plus complètes et les plus pertinentes sur l’entreprise, son organisation, les flux d’informations (internes et externes), les procédures traitements de l’information, … 

Sur base de cette analyse, on pourrait se contenter d'automatiser les procédures « à l’identique » ; mais dans ce cas, les éventuelles faiblesses ou insuffisances existantes dans l'organisation seront reproduite. L’informatisation ne sera alors pas une amélioration mais une « simple » automatisation.

Il convient donc de compléter l’analyse par un inventaire des  faiblesses ou des insuffisances, d’en identifier l’origine, de proposer des améliorations et d'en tenir compte au moment d'élaborer le projet d'automatisation.

Le projet d’informatisation sera donc aussi une opportunité de remettre en cause certains principes de fonctionnement issus de l'habitude et peut être aussi efficaces qu’on pourrait le penser…

La conception de l'organisation :

Une réflexion doit alors être menée - en collaboration avec les acteurs concernés de la société - afin d’améliorer les processus et l’organisation de ceux-ci tout en respectant les besoins de l’entreprise et en respectant les points de vue des intervenants : l’informatique (et les programmes qui la composent) doit être au service de l’entreprise et non l’inverse.

Néanmoins, il conviendra de peser le coût, les avantages et les inconvénients éventuels de l’adaptation de l’informatique (personnalisation) par rapport à d’autres solutions alternatives moins informatisées. La solution la plus efficace et rentable ne passe pas obligatoirement par une informatisation globale.

La structure de l'information :

Idéalement, l'ensemble des informations traitées par la société doit :

Ê  Etre centrale et accessible à tout le personnel en même temps

Ê Etre unique afin de garantir la même réponse à une même question pour chaque intervenant

Ê Etre homogène afin de pouvoir être utilisé par différents processus ou applications

En pratique :

Pour la comptabilité :

Première pierre de la gestion informatisée, le choix du logiciel comptable doit toujours être fait en accord avec le professionnel chargé de la comptabilité.

Microsoft Windows étant quasi incontournable, il faudra néanmoins veiller à ce que l'apparente facilité de travail via la souris ne cache pas une lenteur d'encodage vite exaspérante lors un travail journalier ou d’opérations répétitives.

Le progiciel devra couvrir notamment les caractéristiques essentielles suivantes :

Ê Répondre aux prescriptions légales belges en matière fiscalité, TVA, comptabilité, comptes annuels, … ;

Ê La personnalisation des signalétiques clients et fournisseurs ;

Ê La possibilité de visualiser sur l'écran l'ensemble des informations présentes, en ce compris les éditions diverses ;

Ê La gestion de plusieurs niveaux de sécurité ;

Ê L’accès à l'ensemble des données dans n'importe quel endroit du logiciel ;

Ê La gestion des rappels clients.

Ê Etre ouvert – au travers d’interfaces – vers d’autres logiciels ; ce tant en entrée (facturation, gestion de stock, etc.) qu’en sortie (outils de bureautique, logiciel bancaire, etc.)

Pour la gestion commerciale :

Pierre angulaire de la gestion informatisée, le logiciel de « Gestion Commerciale » devra assurer la facturation, la création de bons de commande et de notes d'envoi. Il devra - évidemment – être lié avec le logiciel comptable et le logiciel de gestion de stock.

On y trouvera entre autres les fonctionnalités suivantes :

Ê La création et l’édition – paramétrable – de bons de commande, de notes d'envoi et de factures

Ê L'intégration dynamique de tous ces documents (bons de commande, notes d'envoi et factures) ;

Ê La vérification des disponibilités de stock, lors de la création d'un bon de commande client ;

Ê La tenue d'un historique clients tant en quantités qu'en prix ;

Ê La présence de statistiques commerciales (volume, fréquence d’achats, …) ;

Ê Le calcul direct des marges par clients et par produits ;

Ê La gestion des livraisons des commandes clients.

Il faudra être attentif à l’aspect unique de l’encodage (par exemple : l’obligation d’encoder un client dans le logiciel comptable et dans le logiciel de gestion commerciale). Voir point 3 ci-dessus.

Pour la gestion des approvisionnements : 

En fonction de vos besoins, un logiciel de gestion des approvisionnements pourra être ajouté aux deux modules précités, il devra être totalement intégré et complémentaire au module de gestion commerciale et permettra :

Ê Une gestion d'articles permettant d'encoder plusieurs prix d'achat (ou de vente), le conditionnement, les données intra-communautaires (CEE), un niveau de stock minimum et éventuellement de traiter les codes barre ou de grouper les articles par catégorie ou par site ;

Ê  La gestion des commandes et des bons de livraisons des fournisseurs avec une liaison éventuelle avec la facturation des achats ;

Ê La proposition automatique d’approvisionnement sur base du un stock minimum et éventuellement sur la consommation;

Ê La tenue d'un inventaire permanent avec une valorisation comptable ;

Ê  L'historique des achats : prix, volume, fréquence, etc. et des statistiques de consommation.

Pour la gestion budgétaire :

De plus en plus souvent intégré dans les logiciels comptables, la gestion budgétaire ou prévisionnelle. Ce module permettra à l’entreprise de se projeter dans le futur et de comparer ces projections par rapport à la réalité

Pour les personnalisations :

Quel que soit le logiciel choisi, celui-ci couvre les fonctionnalités « standard » de gestion. En fonction des besoins identifiés de l’entreprise, certaines spécificités ne peuvent pas être couvertes par les logiciels « standards » ; dans ce cas, l’entreprise devra faire personnaliser le logiciel à ces besoins.

Attention, la personnalisation peut-être très coûteuse (implémentation, maintenance, mise à jour) et une solution « hors logiciel » peut être tout aussi efficace (voir les possibilités d’import/export).

Import/export de données :

Il est de plus en plus important que les logiciels de gestions puissent communiquer en dehors de leur environnement propre. Les fonctionnalités d’import et/ou d’export de fichier doivent être analysées avec attention afin d’éviter des opérations de ré-encodage, les risques d’erreurs humaines et d’optimaliser l’automatisation des processus de l’entreprise. Citons quelques types d’import/export généralement utilisés :

Ê Entre logiciels de gestion (surtout si ceux-ci ne sont pas du même concepteur)

Ê Vers ou depuis les applications de bureautique (exemple : Ms-Office)

Ê Vers ou depuis une caisse enregistreuse, un terminal de paiement électronique

Ê  Depuis un lecteur code barre ;

Ê Vers ou depuis un logiciel bancaire (émission des paiements et traitement des extraits bancaires) ;

Ê Vers ou depuis Internet (attention aux virus !);

Choisir le matériel et le logiciel :

Une fois le cahier des charges arrêté, il reste deux aspects importants avant l’action : le choix du  matériel et du logiciel.

En ce qui concerne le matériel (ordinateur, réseau, imprimantes,…) l’évolution technologique de l'informatique rends le choix aisé : la majorité du matériel offert sur le marché permet de couvrir les  besoins de l’entreprise.

En ce qui concerne le logiciel, il faudra chercher – parmi les différents secteurs logiciels (comptabilité, gestion commerciale, approvisionnement,…) – les solutions pouvant répondre au cahier des charges. La sélection se déroulera généralement comme suit :

Ê L’inventaire des logiciels (solutions locales ou importées) ;

Ê L’appel d'offres et de documentation technique ;

Ê La première sélection sur base de ces premiers éléments ;

Ê L’examen plus approfondi des produits restant en lice, sur base notamment de démonstrations (si possible avec des exemples propres à l’entreprise) et la mise en adéquation avec le matériel ;

Ê  Le choix final (matériel et logiciel) ;

Ê  L’implémentation et la mise en production. 

 

L’option externalisation :

Tout comme la comptabilité pour être externalisée auprès d’un bureau fiduciaire, l’informatique (ordinateur central et logiciels) peut être hébergée en dehors de l’entreprise.

Si cette solution offre des avantages qui semblent évidents (prise en charge de l’outil informatique par des professionnels, sécurisation des données, etc. …), il ne faut pas négliger pour autant les inconvénients potentiels (logiciel imposé, partenariat incontournable, etc. …) les risques liés à la sous-traitance (fiabilité, stabilité financière du partenaire, etc. …) et les coûts « cachés » (communications téléphoniques, courriers express, etc. …)

Quelque soit l’option retenue (internalisation ou externalisation), le critère de base reste identique : l’outil informatique doit être adapté aux besoins de l’entreprise et non l’inverse.

Conclusion :

Si la démarche semble laborieuse, l’importance de l’investissement - tant au niveau financier qu’au niveau de sa durée d’utilisation - mérite toute l’attention de l’entreprise.

Il faut définitivement renoncer aux offres de solutions « clef sur porte » qui – sous une présentation séduisante, rassurante mais sans la moindre connaissance de votre entreprise – prétendent répondre à tous vos besoins présents et futurs …

L’expérience démontre - malheureusement - qu’un choix non préparé ou trop expéditif entraîne toujours des conséquences financières (temps, performances, investissements supplémentaires, etc.)

Eventuellement, envisagez un compromis en connaissance de cause - avant la décision finale - au lieu d’un compromis « fataliste » après de nombreux et coûteux déboires.

 

Finissons par deux traits d'humour   

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